Beim Durchblättern meiner Twitter-Nachrichten bin ich über einige Umwege auf einen sehr interessanten Blog gestoßen, der mehrere meiner Interessensgebiete berührt. Auf blog.microle.de berichtet Mark Kreuzer über seine Erfahrungen mit dem „Papierlosen Büro“. Als ausgewiesener OneNote-Experte (MVP) bricht er eine Lanze für das Scannen von Dokumenten und das anschließende Archivieren und Verarbeiten in OneNote. Kleine Randnotiz: auf www.drwindows.de verfasst er gerade sechs kleine Artikel zum Einstieg in die Arbeit mit OneNote.
Ich möchte dies zum Anlass nehmen, meine eigenen Erfahrungen mit einem Beispiel aus der Unternehmenspraxis zu schildern. Dabei ist zu beachten, dass dieses Projekt noch am Anfang steht. Trotzdem sind bereits jetzt wichtige Erfolge gerade auch im Hinblick auf das „Papierlose Büro“ zu vermelden.
Zur Vorgeschichte: Das Unternehmen ist ein kleiner Dienstleistungsbetrieb, der mit seinen Kundendienstmitarbeitern Bauarbeiten und Installationen bei privaten und gewerblichen Kunden durchführt.
Bisher wurden die Aufträge auf genormten Papierformularen erstellt, notwendige Planungsunterlagen wurden im Büro zusammengetragen, kopiert und mit auf die Baustelle genommen. Der Kundendienstmonteur protokollierte vor Ort gemeinsam mit dem Kunden den den Baufortschritt. Es musste also jeder kleine (oft standardisierte) Handgriff handschriftlich vermerkt werden. Nach Abschluss der Arbeiten hat der Kunde das Auftragsformular unterschrieben. War eine Fotodokumentation notwendig, wurde auf der Baustelle mit einer Digitalkamera fotografiert und die Fotosammlung am Freitagnachmittag per Kabel auf den Arbeitsplatzrechner im Büro übertragen. In der letzten Zeit wurden die Fotos allerdings per Smartphone erstellt und per E-Mail in die Verwaltung geschickt.
Problematisch war dabei, dass die unterschiedlichen Informationen irgendwann irgendwie zusammengeführt werden mussten:
• Notiz nach dem Anruf eines Kunden,
• Planung und Terminierung des Auftrages,
• Zusammenstellen von Planungsunterlagen und Arbeitsmitteln,
• Auftragsformular und Baustellenbericht,
• Baustellenfotos,
• Rechnungslegung.
So richtig reibungslos hat das Ganze nie funktioniert. Mindestens ein Zettel hat immer gefehlt: die meisten Zettel gingen im Baufahrzeug verloren und wenn sie doch wieder gefunden wurden, wusste keiner mehr, zu welchem Auftrag sie wirklich gehörten. Das zweite Problem war die Zuordnung der archivierten Fotos zur richtigen Baustelle. Die Fotos waren eigentlich nie mit einer Beschreibung oder Schlagworten versehen. Damit war die Rechnungslegung und Dokumentation zum Abschluss eines Auftrages schon fast abenteuerlich.
Fast nach dem Motto: „Stimmt, so könnte das gewesen sein!“
Seit Anfang des Monats wird im Unternehmen Office 365 eingesetzt. Damit erfolgt die Erstellung und Verarbeitung der Aufträge über OneNote-Notizbücher:
Der Auftrag wird im Auftragsbuch als Notiz auf Basis einer vorgefertigten Seitenvorlage erfasst und enthält Angaben zum Kunden, zur gewünschten Leistung und eine Standard-Checkliste mit vor Ort auszuführenden Tätigkeiten.
Die Terminplanung erfolgt über einen Kalendereintrag in Outlook 2013. Dem Termin werden die Kontaktdaten des Kunden und die Auftragsseite als Hyperlink beigefügt. Schließlich wird der Termin per E-Mail an den Monteur weitergeleitet.
Der Kundendienstmonteur ist mit einem Tablet ausgestattet. Auf diesem kann er die Auftragsnachrichten des Tages empfangen (Outlook Web Access). Anhand der Kundendaten kann er die Baustelle anfahren und vor Ort die per Link gesendete Auftragsseite im Auftragsbuch abarbeiten.
Dabei werden die einzelnen in der Checkliste aufgeführten Tätigkeiten mit dem Kunden zusammengestellt (angekreuzt) und schließlich von letzterem auf dem Tablet unterzeichnet.
Zur Dokumentation benötigte Fotos werden direkt in die Auftragsseite eingefügt und können bei Bedarf mit Kommentaren versehen werden.
In der Verwaltung werden die fertig bearbeiteten Auftragsseiten des Monteurs in das Notizbuch Auftragsarchiv verschoben. Damit ist gesichert, dass die Ressourcen des Tablets im Kundendienst geschont werden, da nur neue oder gerade erst abgearbeitete Aufträge gespeichert und synchronisiert werden müssen.
Durch dieses Verfahren ergeben sich sehr große Vorteile. Die Aktivitäten auf einer Baustelle sind auf einer Auftragsseite gebündelt und damit eindeutig voneinander abgegrenzt. Dazu gehören auch Fotos und andere Medien, die nun nicht mehr zusätzlich versandt und zugeordnet werden müssen.
Somit entsteht schrittweise ein Auftragsarchiv, das nicht nur als Basis für die Rechnungslegung dient, sondern auch bei eventuellen Reklamationen, Nacharbeiten und Folgeaufträgen genutzt werden kann. Da alle Informationen in OneNote-Notizbüchern vorliegen, wird eine Suche nach bestimmten Daten zum Kinderspiel. Damit hat sich auch die Frage „Suchst du noch oder findest du schon?“ erledigt.
Im Sinne des „Papierlosen Büros“ bedeutet das: der Papieraufwand je Auftrag beläuft sich auf 1 ausgedrucktes Auftragsformular (DIN A5) zu Genehmigungs- und Nachweiszwecken sowie eine Rechnung auf Papier.
Und das ist bei Weitem nicht der einzige Effekt. An den Auftragsdaten kann gleichzeitig gearbeitet werden, so dass im Büro Informationen hinzugefügt werden können, auf die der Kundendienstmitarbeiter sofort zugreifen kann. Sätze wie „Ich muss noch mal schnell ins Büro.“ oder das Warten auf eine E-Mail vom Kollegen aus der Zentrale gehören damit der Vergangenheit an.
Dafür hört man jetzt öfter „Wir haben nichts mehr zu verlieren – zumindest keine Zettel!“
Welche Erfahrung haben Sie mit dem „Papierlosen Büro“ gemacht?
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